La Gestión de la Información. Factores limitantes.

Muy a menudo, cuando se intenta instaurar una política de gestión de activos en una empresa, es habitual encontrarse multitud de problemas y situaciones, que harán más complicada la implantación de ésta, de lo teóricamente previsto.

Estos factores limitantes afectaran en mayor o menor medida a todas las actividades que se requieren para desarrollar una correcta gestión de los activos físicos de nuestra empresa. En este caso y como era de esperar nos centraremos en los que dificultan las actividades relacionadas con la gestión de la información, y los efectos que estos pueden tener sobre el global de la estrategia.

• Fragmentación de la información. Uno de los problemas más habituales en las empresas que gestionan un gran volumen de datos, y están compuestas por diferentes departamentos o secciones, es la falta de coordinación en las políticas de gestión de la información. Es cierto que cada departamento o sección tiene unas necesidades distintas en cuanto a los datos que gestionan o necesitan, aun refiriéndonos al mismo activo. Es necesario, pues,  definir en este punto la información disponible, y buscar una estrategia para unificarla en un único sistema, que satisfaga en gran medida las necesidades de todas las partes implicadas en el proceso, para evitar así duplicidad e inconsistencia en la información actual, y la que se vaya a recopilar en un el futuro.

• Resistencia al cambio. Otro factor importante a la hora de implementar un sistema de gestión de activos eficiente, es la resistencia al cambio de las personas o departamentos que han de utilizar o mantener el sistema. Esta resistencia al cambio puede ser de diversos tipos y estar originada por distintas causas, pero en definitiva afecta al conjunto de la estrategia, dificultando su implementación, y en el peor de los casos haciéndola inviable.

• Sistema poco eficiente. En ocasiones el sistema elegido para la gestión de la información de nuestros activos no es el más apropiado, esto se soluciona haciendo un estudio detallado inicial de las necesidades, tanto presentes como futuras del negocio, para elegir un sistema apropiado, que no necesariamente tiene por qué ser el más moderno e innovador del mercado. 

• Sistema no utilizado. En ocasiones el problema es la no utilización del sistema disponible, bien por desconocimiento o falta de formación, bien como una consecuencia de la resistencia al cambio. Las estrategias de difusión y promoción dentro de la empresa del sistema es una parte fundamental para alcanzar el nivel de uso deseado, y ésta, en gran medida, ha de ser promocionada por la directiva de la empresa.

• Sistema no apropiado para el negocio. En ocasiones la elección del sistema no es la adecuada, y esto puede ser por diversos motivos, pero uno de los principales es la falta de comunicación entre departamentos en las fases iniciales del proyecto. Es necesaria una coordinación inicial entre todos los usuarios del sistema, para conocer las necesidades y expectativas de cada uno de ellos. Una adecuada actuación en esta fase es beneficiosa además para conseguir involucrar de una manera más efectiva a las distintas secciones de nuestra empresa, y mitigar en cierta medida la resistencia al cambio.

• Sistema no accesible. Esto sucede por ejemplo cuando una importante cantidad de datos se adquieren en las tareas diarias de operación y mantenimiento. Los encargados de realizar estas tareas han de estar equipados con dispositivos adaptados a sus necesidades que permitan realizar la toma de datos de una manera eficiente y sencilla. 

• Sistema no actualizado. Es muy habitual encontrarse con un sistema correctamente implementado, con la capacidad de soportar y gestionar de una manera apropiada la información de nuestros activos, pero por diferentes motivos la información está incompleta o desactualizada. En este caso la estrategia ha de centrarse en la toma de datos para recabar la información necesaria, y adecuada para actualizar nuestro sistema. En este sentido es necesario definir en las fases iniciales la información que queremos adquirir y en el formato que la queremos adquirir, para poder gestionarla e integrarla de una manera eficiente en nuestro registro

• Sistema difícil de actualizar. Un exceso de celo en la verificación de la procedencia y veracidad de la información, incluyendo los trámites burocráticos relacionados, suelen ser factores que afectan de una manera negativa en el proceso de actualización de la base de datos de activos de una empresa. Encontrar una manera más eficiente, sin renunciar a la calidad de la información, es otro punto fundamental para conseguir una estrategias de gestión de la información apropiada y efectiva.